Kegiatan Belajar 1

MENGIDENTIFIKASIKAN DOKUMEN-DOKUMEN KANTOR.

A.Pengertian Dokumen

• Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda yang berharga, termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung suatu keterangan agar lebih meyakinkan.

• Dokumentasi adalah suatu kegiatan mencari,mengumpulkan,menyusun,menyelidiki,meneliti dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan dokume baru sehingga lebih bermanfaat.

Dari defenisi diatas,terlihat bahwa dokumen itu lebih luas dari pada surat. Surat hanya sebagaian  kecil dari dokumen. Dalam bidang admiistrasi perkantoran,sebagai besar dokumennya memang berupa surat.

B.Jenis-Jenis Dokumen

Jenis-jenis dokumen dapat dibedakan berdasarkan kepentingan dan bentuk fisiknya. Untuk lebih jelasnya,simak pembahasan berikut.

1. Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Kepentingannya

Dokumen berdasarkan kepentingannya terdiri atas dokumen pribadi , dokumen niaga, dokumen sejarah , dan dokumen pemerintah. Untuk penjelasan selengkapnya dapat dilihat dibawah ini:

• Dokumen pribadi , yaitu dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan. Contoh : KTP, SIM DAN IJAZAH.
• Dokumen niaga , yaitu dokumen yang berkaitan dengan perniagaan. Contoh : cek, obligasi, saham, dan surat-surat niaga.
• Dokumen sejarah , yaitu dokumen yang berkaitan dengan sejarah. Contoh : fosil , tugu , dan naskah proklamasi.

Dokumen Pemerintah , yaitu dokumen yang berisi tentang informasi ketatanegaraan suatu pemerintah, Contoh : Kepres dan UU.

2.Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk fisiknya

Dokumen berdasarkan brntuk fisiknya terdiri atas dokumen literer,dokumen korporil , dan dokumen privat. Penjelasan lebih lanjut dapat disimak berikut ini.

• Dokumen Literer adalah dokumen yang ada karena dicetak,ditulis,digambar atau direkam (dikumpulkan di perpustakaan). Contoh : buku, majalah,  dan film.
• Dokumen Korporil adalah dokumen yang berupa benda bersejarah (dokumen ini dikumpulkan dimuseum).
• Dokumen Privat adalah dokumen yang berupa surat/arsip (disimpan dengan sistem kearsipan).

C.Ruang Lingkup Dokumentasi

Ruang lingkup dokumentasi meliputi literer, dokumen korporil, dan dokumen privat. Penjelasan lebih lanjut dapat disimak dibawah ini.

• Dokumentasi Literer

Dokuentasi literer meliputi bidang perpustakaan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mengumpulkan buku, majalah, koran, brosur dan bahan pustaka lainnya yang disusun menurut sistem tertentu agar pengunjung lebih mudah mencari bahan yang diperlukan dan diinginkan.

• Dokumentasi Korporil

Dokumentasi korporil meliputi bidang permuseuman. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mencari, mengumpulkan tulisan-tulisan kuno, fosil-fosil, arca dan benda-benda kuno yang disusun berdasarkan sistem tertentu.

• Dokumentasi Privat 

Dokumentasi Privat meliputi bidang kersipan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mengumpulkan warkat-warkat/ arsip atau surat-menyurat lainnya yang berguna, dan disimpan menurut sistem tertentu agar bila diperlukan dapat cepat ditemukan.

D. Dokumen Kantor (surat)

Dokumen kantor meliputi surat,memo, laporan, LPT (Lembar Pesan Telepon), E-mail, dan lain-lain berikut ini akan kita bahas mengenai surat.

Pengertian Surat

Surat adalah lembaran kertas yang memuat bahan komunikasi/informasi yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain,baik atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau kantor.

Fungsi Surat

Selain berfungsi sebagai alat kounikasi, surat juga berfungsi sebagai berikut.

A. Alat bukti tertulis

surat dapat dijadikan sebagai bukti tertulis jika terjadi perselisihan antar organisasi/perusahaan atau antar orang-orang yang telah mengadakan hubungan surat-menyurat. Contoh: surat perjanjian.

B. Alat pengingat

surat dapat dipakai untuk mengetahui hal-hal yang telah lama disepakati atau disetujui bersama. Contoh: surat pesanan dan surat undangan.

C. Bukti historis 

surat dapat dijadikan bahan riset/penelitian untuk mengetahui aktivitas organisasi/perusahaan Contoh: bukti-bukti transaksi

D. Duta organisasi

surat dapat mencerminkan kondisi intern dari suatu organisasi/perusahaan. Contoh: Penggunaan bahasa surat,pengetikan surat, dan surat kuasa.

E. Pedoman

surat dapat dijadikan pedoman dalam melaksanakan suatu tugas/pekerjaan. Contoh: surat tugas, surat keputusan , dan surat kuasa.

F. Sarana promosi

surat dapat dijadikan sarana promosi suatu perusahaan,karena biasanya pada surat resmi tercantum pada kepla surat mengenai identitas perusahaan.

3.Jenis-Jenis Surat:

• Jenis-jenis surat berdasarkan wujudnya
• jenis-jenis surat berdasarkan tujuannya 
• jenis-jenis surat berdasarkan sifat isinya
• jenis-jenis surat berdasarkan jumlah penerimanya
• jenis-jenis surat berdasarkan keamanan isinya
• jenis-jenis surat berdasarkan urgensi penyelesaiannya

E. Bentuk-Bentuk Surat

1.Bentuk surat lurus penuh(full block style)

untuk pengetikan surat dengan mesin tik,ukuran batas pinggir kiri 20 dan kanan 80 (elite) atau batas pinggir kiri 15 dan kanan 75 (pica) .sedangkan untuk pengetikan surat dengan komputer , ukuran margin atas ditambah 0,5 cm dari garis kop surat, margin bawah 3 cm ,margin kiri 4 cm dan margin kanan 3 cm, atau sesuai dengan garis/ logo pada kop surat.

2.Bentuk surat lurus (block style)

Bentuk surat lurus penuh (block style ) mirip dengan bentuk surat lurus penuh . perbedaannya terletak pada penempatan tanggal,salam penutup, nama organisasi / perusahaan , nama penanda tangan,dan jabatan penanda tangan yang diketik disebelah kanan kertas.

 

3. Bentuk surat setengan lurus (semi block style)

bentuk surat setengah lurus(semi block style) merupakan campuran antara bentuk surat lurus (block style) dan bentuk surat lekuk (indented style) format pengetikan alamat suratnya sama dengan bentuk surat lurus. Sedangkan format pengetiksn isi suratnya sama dengan bentuk surat lekuk, yaitu setiap alinea masuk lima entakan.

4. Bentuk surat lekuk(indented style)

bentuk surat lekuk hampir sama dengan bentuk surat setengah lurus. Perbedaannya terletak pada penulisan alamat tujuan yang bergerigi. Baris pertama dimulai dari margin kiri dan baris kedua dan seterusnya menjorok lima entakan. Pengetikan tempat dan tanggal ,salam penutup ,serta nama dan jabatan alinea baru,pengetikaannya masuk ke dalam sebanyak lima entakan.

5. Bentuk surat menggantung(hanging paragraph style)

Bentuk surat menggantung (hanging paragraph style) hampir sama dengan bentuk surat lurus(block style) hanya saat pengetikan surat pada baris pertama setiap alinea diketik disebelah kiri, kemudian baris berikutnya diketik menjorok lima spasi sampai pergantian alinea.

6. Bentuk surat resmi (official style)

Bentuk surat resmi sering dipakai oleh instansi-instansi pemerintah untuk penulisan surat dinas alama diketik dibagian sebelah kanan/kiri atas surat sedangkan pada bagian kiri dibuat nomor, lampiran, dan perihal atau hal surat. Setiiap pergantian alinea dari isi surat pengetikannya masuk lima entakan. Bentuk surat resmi yang dikenal di Indonesia terbagi menjadi tiga yaitu: bentuk modifikasi , surat resmi Indonesia lama , bentuk surat resmi Indonesia baru , dan bentuk surat resmi Indonesia baru menurut kemdiknas.

Sepertinya sudah cukup artikel mengenai dokumen-dokumen kantor semoga tulisan ataupun artikel ini memberi manfaat bagi anda,saya akan memberikan postingan-postingan baru setiap minggunya sesuai dengan ilmu yang saya dapatkan.

Terima Kasih .